Планируете посетить выставку? Отличная идея! Можно решить большое количество как коммерческих, так и маркетинговых бизнес-задач единовременно. Оценить положение дел в отрасли, ознакомиться с тенденциями, ну и, конечно, переговорить со старыми добрыми партнерами, установить новые деловые контакты и полезные связи.

Чтобы посещение выставки состоялось максимально эффективно, специалисты агентства делового туризма Aerotour (Аэротур) составили чек-лист посетителя выставки, который поможет не упустить важные моменты подготовки.

Что необходимо сделать до начала выставки – заранее

• Выбрать нужное мероприятие из списка выставок по отраслям. Очень часто бывает так, что несколько интересных проектов проходят одновременно на разных площадках, и даже в разных городах.

– Подпишитесь на новостные рассылки выставки, чтобы всегда быть в курсе актуальных событий.

– Подпишитесь на соцсети выставки. Это лучший способ оперативно получать самую актуальную информацию.

Если круг интересов шире, чем одна отраслевая тематика, то подпишитесь на рассылку выставочного интернет-агрегатора (например, Total Expo), который будет информировать обо всех конгрессных событиях проходящих в мире

• Определиться, кто из сотрудников поедет на выставку, из какой службы? У каждого отдела свои задачи: менеджер по закупкам решает свои задачи, а коммерческий директор – свои. Оптимальное количество сотрудников для поездки на выставку 3–4.
• Зарегистрироваться на мероприятие заранее через онлай-систему на сайт организатора. Это сэкономит время, и не придется заполнять анкету для получения пропуска на входе. Не забудьте распечатать свой билет и добавить дату выставки в свой календарь, чтобы не пропустить событие!
• Организовать поездку на выставку! Если вы приезжаете на выставку из другого города или страны, то заранее позаботьтесь о покупке авиа или ж/д билетов, бронировании гостиницы. Чем ближе дата мероприятия, тем выше будут цены на данные услуги. Не надейтесь «на авось» и «Букинг», в ближайших гостиницах к выставочной площадке мест может уже не быть!
• Поставить четкие и реалистичные задачи, которые планируется решить с помощью выставки! Например: изучить тенденции рынка; провести сравнительный анализ конкурентов; установить контакт с определенными компаниями; выбрать подрядчика на конкретный проект; провести переговоры; принять участие в деловой программе и т. д.
• Заранее ознакомиться со списком экспонентов на сайте выставки. Практически все организаторы в преддверии мероприятия регулярно обновляют список, а также вывешивают на сайте анонсы про новых участников.
• Расставить приоритеты и распланировать посещения стендов потенциально-интересных компаний:

– с которыми эффективнее всего будет встретиться в первую очередь, чтобы предметно обсудить сотрудничество на ближайшее время;

– с кем было бы полезно встретиться и познакомиться для налаживания контакта на будущее;

– с кем уже сейчас работаете в тесном контакте и надо обязательно поздороваться для поддержания дальнейших добрых партнерских отношений.

• Изучить деловую программу выставки и зарегистрироваться на интересующее мероприятие. Организатор заинтересован, чтобы участники не опаздывали, и поэтому заранее пришлет на телефон извещение о начале.
• Взять с запасом визитные карточки! И хотя все про это знают, на каждой выставке найдется тот, у кого «так жаль, но все визитки закончились». Не стоит портить репутацию такими мелочами.
• Как добраться до выставки? Для экономии нервов и времени, желательно заранее посмотреть маршрут и запланировать, как удобнее добраться до ВЦ.
• Продумать заранее свой внешний вид – костюм, обувь и сумку, все должно быть удобно! Придется много ходить, носить раздаточные материалы, которые презентуют участники.
• Ознакомиться с правилами посещения выставки с учетом рекомендаций Роспотребнадзора о работе выставок в условиях COVID-19. Эта информация в обязательном порядке присутствует на сайте у каждого организатора.

План работы на самой выставке

• Приходите на выставку к открытию. Стандартное время начала работы 9–10 утра, и это самое удачное время для встреч и переговоров.
• Возьмите путеводитель на информационной стойке, чтобы максимально быстро найти интересующую компанию.
• Осмотритесь, прогуляйтесь по выставке, чтобы составить свое общее впечатление о масштабах и качестве экспозиции.
• Отработайте свой план действий на каждый день.
• Занесите всю информацию в блокнот. Даже самая хорошая память может подвести, тем более, когда программа работы на выставке очень насыщенна. Легкие «заметки на полях» помогут восстановить все события.

Все успели, но осталось свободное время? Есть повод отдохнуть, сходить на экскурсию, выбрав интересный маршрут по городу!

Что нужно успеть сделать в первую неделю после окончания выставки

• Поделиться с коллегами впечатлениями и сувенирами, привезенными с выставки.
• Идентифицировать свои записи и собранные визитки. Разобрать и отсмотреть презентации в своем телефоне и из сумки.
• Связаться с представителями тех компаний, с которыми удалось провести переговоры! Поблагодарить за встречу, кратко напомнить о своей компании и условиться о дальнейших совместных шагах. Кстати, если среди фото есть совместные, то не поленитесь отправьте вместе с письмом. Так будет легче вас вспомнить.
• Важно! С теми компаниями, с кем не удалось повстречаться и переговорить на выставке, рекомендуем также отправить письмо или созвониться, чтобы выразить свой интерес к продукции. В качестве повода для начала разговора, можно упомянуть «классно оформленный стенд» и «удобно представленный ассортимент».

Фото: TOHOLOGY Production

Подписывайтесь на Telegram-канал TOHOLOGY