В каждом бизнесе находятся различные методы сокращения расходов. Все хотят эффективно экономить, в том числе на командировочных расходах. Эксперты и участники региональной конференции АБТ-ACTE Russia, которая состоялась 3 июня в Казани, предложили свои варианты безболезненной экономии на деловых поездках и поделились опытом крупнейших корпораций страны. На мероприятии в отеле Courtyard by Marriott Kazan Kremlin, организованном российской ассоциацией бизнес-туризма (АБТ-ACTE Russia), собралось более 70 корпоративных участников отрасли для обсуждения электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов.

Лейтмотивом конференции стали вопросы оптимизации и грамотной экономии в рабочих структурах business travel, причем как экономии средств, так и ресурсов. Помощниками в этом, по мнению экспертов, являются «travel-роботы». Так, например, Фарида Баширова из ГК «Миррико» предлагает использовать чат-боты, интегрированные с системой документооборота и travel-агентством: благодаря такому нововведению и электронным подписям сотрудники могут приобрести билет и отчитаться о поездке онлайн. Екатерина Кондрашина из «Сибур» рассказала, что благодаря запуску автоматизированного портала командирования в компании избавились от использования «огромного количества бумаги и хождения по кабинетам», а как результат получили 15 000 часов в год экономии рабочего времени.

«Многие боятся автоматизации, в частности того, что travel-менеджера заменят роботы, но это не так, – говорит госпожа Кондрашина. – Задачи остаются и их немало: в первую очередь, это экспертные консультации сотрудников, направляющихся в командировки, контроль соблюдения лимитов, оптимизация работы с поставщиками, контроль качества работы провайдеров, работа с претензиями, разработка и запуск новых проектов по автоматизации и упрощению процессов».

Однако не только к автоматизации сводятся возможности для экономии travel-бюджетов, и в некоторых случаях Online Booking Tool (OBT) – не панацея. Александра Паксиватова из JTI уверена, что главными помощниками экономных travel-менеджеров являются квалифицированный персонал, умение взаимодействовать с внутренним заказчиком, работа с опытными поставщиками услуг, а также разработка KPI. А Мария Колесниченко из «Яндекса» предлагает сделать ставку на использование нейтрального онлайна, обучение будущих кадров, а также «видимые» (тревел-политика, спецтарифы и т. д.) и «невидимые» инструменты экономии – среди них система поощрений, лояльность сотрудников, внимание к дополнительным тратам и экономии на базе расчета показателя Full-time equivalent (FTE), который демонстрирует степень вовлеченности работников в трудовой процесс.

Не менее важную роль играет и способность разобраться в психологии сотрудников и правильно их мотивировать. Как рассказала Анна Назырова из EY (Ernst & Young), для успешной реализации поставленных задач в командировке важно создать для сотрудника максимум комфорта, а значит, travel-менеджер должен знать внутренние потребности и особенности различных психотипов – условно, это опытные «ветераны», «гаджетозависимые», новички, утомленные командировками и озабоченные безопасностью.

Вопросы безопасности в деловых поездках также не остались без внимания участников конференции. Эксперты из International SOS – Control risks на примерах показали, что невнимательное отношение к безопасности поездок может стоить компании в сотни и тысячи раз больше, чем минимальные затраты на саму командировку. Поэтому важно оценивать риски перед поездками, предусмотреть каждую мелочь, будь то правила эвакуации из здания или поведение в религиозных странах.