Если в пандемийный 2020 год глубина бронирования событий сократилась от 3–6 месяцев до 2 недель, то к 2024 году наиболее часто этот показатель можно увидеть на отметке 4–5 месяцев. Период времени между отправкой MICE-заявки и стартом мероприятия может быть разный в том или ином случае, но от его размера зависят:

• комфорт всех участников организационного процесса;
• возможность подбора вариантов поставщиков event-услуг;
• возможность фиксации цен на услуги подрядчиков:
• гарантии бронирования дат в календаре лучших ведущих и артистов;
• в целом выполнение MICE-заявки точно в соответствии с техническим заданием.

Глубина бронирования от 9 месяцев до года адекватна для

• Новогодних корпоративных событий. Здесь главный фактор – это «горячая дата». Большинство компаний в стране пытаются организовать праздник в один и тот же период – конечно, это создает колоссальную загрузку на event-сферу.
• Любых мероприятий, предполагающих большое количество участников, особенно из разных регионов: например, встречи дивизионов, старт цикловых конференций, масштабные обучения и презентации продукции.

Однако далеко не все компании могут похвастаться таким широким горизонтом планирования: в 2023–2024 гг. он все же имеет тенденцию к сокращению.

Глубина бронирования от 3 до 8 месяцев

Если мероприятие уникальное, не являющееся типовым из цепочки подобных событий, то заявку на его организацию лучше отправлять в MICE-агентство минимум за 3 месяца до предполагаемой даты.

При этом важно работать в диалоге с MICE-специалистами: клиент должен учесть корпоративные особенности своей компании, а опытный сотрудник сегмента MICE, со своей стороны, может подсказать встречные нюансы принимающей страны или выбранной площадки.

Например, если есть задача организовать в марте деловое мероприятие в Китае, то над ним нужно начать работать еще в январе, т. к. в феврале большинство китайских организаций не работают, а отмечают Китайский Новый год. Опять же если в характере компании-заказчика есть традиция долгого празднования отечественного Нового года и Рождества – надо учесть и это, и еще сдвинуть сроки.

Глубина бронирования от недели до 2 месяцев

Срочные заявки на проведение мероприятий – с глубиной бронирования около недели – арспространены в каждом деловом сезоне и их появления не избежать, как не избежать стремительно меняющихся обстоятельств в мире. В 2024 году количество срочных MICE-заявок внушительное – примерно 40% от общей массы.

• «MICE-организаторы умеют не спать ночами и делать, казалось бы, невозможные вещи, – признается Ольга Степаненко, MICE-директор IBC Corporate Travel. – Однако мы не хотим сообщать клиенту, что он ограничен в своем выборе только потому, что заявка настолько срочная, что его любимые отели, артисты, сервисы кейтеринга и т. д. уже заняты другими заказчиками. Мы хотим радовать клиентов, а не огорчать».

Малая глубина бронирования наиболее уместна при организации мероприятий, во-первых, рассчитанных на группу участников до 50 человек, а во-вторых, состоящих из небольшого набора компонентов: например, только площадки и питания для гостей, без сложной логистики, проживания и культурной программы.

Также срочные MICE-заявки часто встречаются при организации типовых событий, повторяющихся у конкретного заказчика регулярно. В этом случае с наибольшей долей вероятности все пройдет успешно, т. к. у MICE-специалиста уже есть «готовый шаблон» создания мероприятия и пул подрядчиков, гарантированно подходящий для данного клиента.

Следите за анонсами и репортажами отраслевых мероприятий в нашем событийном телеграм-канале, а за новостями индустрии гостеприимства – в телеграме TOHOLOGY.